Beat365唯一官方网站学生资助档案管理办法

第一章 总则

第一条 为规范Beat365学生资助工作的档案管理，根据《高等学校档案管理办法》，结合Beat365实际情况，制定本办法。

第二条 学生资助档案是指Beat365在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、具有保留价值的各种历史记录，包含但不限于文字、图表、声像及电子等载体。

第三条 归档的文件材料必须按年度立卷（特殊情况除外），在资助工作中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第四条 承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不准抽存。工作办结后及时交档案人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章 档案管理机构及工作职责

第五条 学院学生资助档案管理由院学生资助领导小组全面负责，领导组下设办公室，办公室设在学生工作部（处）。

第六条 学生工作部（处）全面负责学院学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查各系进行档案工作。

第七条 各系安排专人负责资助档案管理。按照本办法开展学生资助工作的档案建设及日常管理工作；制定本系的档案借阅、保密和保管等制度。

第三章 归档范围

第八条 学生工作部（处）归档材料

（一）家庭经济困难学生认定相关材料；

（二）国家生源地信用助学贷款相关材料；

（三）国家奖、助学金相关材料；

（四）学院奖、助学金相关材料；

（五）绿色通道相关材料；

（六）勤工助学相关材料；

（七）临时困难补助相关材料；

（八）学费减免相关材料；

（九）资助育人成果相关材料；

（十）专项核查、绩效评估等重大检查相关材料；

（十一）直招士官、服义务兵役学费补偿、贷款贷偿相关资料；

（十二）退役士兵学费减免相关资料；

（十三）年度资助工作计划与总结、大事记、管理制度、重要发文等相关材料；

（十四）中央、省级学生资助工作政策上级下发的文件。

第九条 各系归档材料

（一）家庭经济困难学生认定相关材料；

（二）国家奖、助学金相关材料；

（三）学院奖、助学金相关材料；

（四）勤工助学相关材料；

（五）资助育人相关材料；

（六）其他资助活动的相关材料；

（七）各系资助工作年度计划、总结、管理制度等相关材料。

第四章 档案归档

第十条 学生资助工作档案采取院、系两级管理模式，各系都要建立健全档案的归档及调阅制度。

第十一条 学生资助档案分类以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度、业务种类”分类法对学生资助业务材料进行分类、整理，并及时编制卷内目录、案卷目录等。在每年6月前完成归档整理编号工作，平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

第五章 档案的利用

第十二条 学生资助档案的提供和利用，必须严格遵守保密制度。

第十三条 院内工作人员要求查阅、受助学生要求查阅本人档案的，须经档案所在部门负责人同意，并办理登记手续。

第十四条 外单位查阅Beat365学生资助档案的，须经学院分管学生工作的院领导批准，并办理登记手续。查阅者不得丢失、损毁、涂改资助档案。

第六章 档案的鉴定与销毁

第十五条 学生资助档案的保管期限分为永久和定期，由档案所在部门根据材料性质确定。

第十六条 档案所在部门应对已到期的学生资助档案进行鉴定。鉴定工作应由档案所在部门负责人、业务人员和档案管理人员组成鉴定小组，负责鉴定并提出处理意见。鉴定中如发现保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。

第十七条 档案所在部门对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

档案销毁要有两人在场监督，要注明销毁的方式和时间，监督人员要在销毁清册上签名。销毁清册永久保存。

第七章 附则

第十八条 本办法由学院学生工作部（处）负责解释。

第十九条 本办法自发文之日起实施。